Hoppa direkt till huvudmenyn

Hoppa direkt till sidans innehåll

[Puffar]

Granskning visar brister i rutiner och dokumentation för fiberutbyggnaden


Det finns brister i hur Mora, Orsa och Älvdalens kommuner har följt gällande ramavtal kring utbyggnaden av fiber. Det visar den externa granskning som de tre kommunerna har låtit göra.

De tre kommunerna Mora, Orsa och Älvdalen genomför utbyggnaden av fiber som ett gemensamt projekt i kommunerna med en gemensam upphandling.

I februari 2018 gav de tre kommuncheferna i uppdrag åt revisionsbyrån PWC att utreda hur kommunerna följt ett upphandlat ramavtal för utbyggnad av fiber. Detta efter att media granskat kommunernas fakturor mot gällande avtal. PWC fick i uppdrag att titta på interna rutiner kring fakturakontroll och avtalsuppföljning. PWC fick också i uppdrag att rekommendera eventuella åtgärder till förbättring.

PWC konstaterar bland annat att material för fiberbyggnaden har tillkommit och att arbetsmoment har ändrats, samt att priserna för material har ändrats. Dessa ändringar bedöms som väsentliga och strider mot kravet på att behandla alla tänkbara lika. En förnyad konkurrensutsättning borde därför ha gjorts. Dessutom är dokumentationen av dessa förändringar bristfälliga.

Dock, konstaterar PWC, att överenskommelsen om de ändrade priserna för material, var ekonomiskt rimlig för kommunerna.

PWC menar vidare att resor på fakturor felaktigt har godkänts i Mora och Orsa. Det skulle ha ingått i den ursprungliga upphandlingen. Också där ska dokumentationen ha varit bristfällig.

Granskarna menar att de interna rutinerna har varit bristfälliga på en rad punkter och det gäller i samtliga tre kommuner. Ändringar i avtal skulle ha gjorts av upphandlingsenheten och inte den tekniska förvaltningen i Mora.

Fakturor saknar uppgifter om vilket avtal som de gäller, vilket försvårar kontrollen av fakturorna. Det har varit bristfällig dokumentation av avtalsändringarna, vilket också försvårat kontrollen av fakturorna.

- Vi tar rapporten på stort allvar och tycker det är bra att genomlysningen har gjorts så att vi kan förbättra våra interna rutiner, säger kommundirektör Stefan Linde i Älvdalens kommun. Det har uppenbarligen skett en del fel i formalia.

PWC rekommenderar nu ett antal åtgärder för att kommunerna ska förbättra upphandlings- och avtalshanteringen, samt den interna fakturahanteringen i framtiden.

Eftersom kommunerna har en gemensam upphandlingsenhet är rekommendationen att ha samma rutiner och arbetssätt för ramavtal och upphandlingar i alla tre kommunerna.

Gemensamma åtgärder i de tre kommunerna blir att förtydliga ansvarsuppdelning mellan upphandlingsenheten och verksamheterna.

Rollerna och mandat för inköpare och beställare ska också förtydligas.

Fortlöpande utbildning av personer som utför inköp och upphandlingar ska genomföras.

Dokumentationen ska bli bättre. Fakturor ska vara specificerade mot gällande avtal.

- Vi kan i dagsläget inte se att kommunen förlorat några större belopp rent ekonomiskt. Det har skett felaktiga utbetalningar men på grund av bristfällig dokumentation går det inte att se exakt hur mycket. Kommunen kan i vissa fall även ha tjänat ekonomiskt på att ramavtalen ändrats, även om det strider mot upphandlingsreglerna vilket vi naturligtvis beklagar, säger kommundirektör Stefan Linde i Älvdalens kommun.

- Vår uppfattning är att den enskilda fastighetsägaren som installerat fiber har fått en bättre produkt än vad de gamla avtalen angav utan att få ökade avgifter. Vissa material och produkter som skulle användas enligt avtalet slutade att tillverkas. Verksamheterna tog beslut om att använda nya produkter som var något dyrare men som man ansåg var mer kvalitativa och hållbara än de som inte längre tillverkades, säger Stefan Linde.

Här kan du läsa hela rapporten:

PwC Utredning av kommunernas hantering av ramavtal kring fibernät

Kontakta oss

 

Älvdalens kommun

 

   

E-post: kommun@alvdalen.se                       

Tel: 0251-313 00                                             Fax: 0251-312 09
  Postadress:
Box 100, 796 22 Älvdalen
Besöksadress:
Permatsvägen 1, 796 31 Älvdalen
Org.nr:
212000-2197